Koszty firmowe, które przedsiębiorcy najczęściej odliczają… błędnie

Koszty firmowe potrafią być polem minowym. Na pierwszy rzut oka wygląda to prosto: wydatek służy działalności – wrzucamy w koszty. Rzeczywistość, jak zwykle, uwielbia drwić z takich uproszczeń. Właśnie dlatego nawet doświadczeni przedsiębiorcy co roku zaliczają te same wpadki. Dobre biuro rachunkowe szybko je wyłapie, ale wielu właścicieli małych firm działa na zasadzie „to chyba można”, co później kończy się nerwami i korektami.

Poniżej rozbieram temat na czynniki pierwsze, tak żeby po lekturze było jasne, które koszty faktycznie można odliczyć, a gdzie łatwo o błąd.

Koszty prywatne udawane za firmowe

To klasyka. Przedsiębiorca kupuje coś „trochę do firmy, trochę dla siebie”, po czym wrzuca całość w koszty, licząc, że nikt się nie połapie. Problem pojawia się, gdy przychodzi kontrola i zadaje jedno szybkie pytanie: czy wydatek miał związek z przychodem?

Najczęstsze wpadki to:

• RTV/AGD w domu, a nie w biurze.
• Meble do mieszkania zamiast do siedziby.
• „Firmowe” zakupy spożywcze.

Jeśli dany zakup nie ma realnego związku z firmą – fiskus wykreśli go z kosztów jak nic. Dobre biuro rachunkowe jak Kancelaria Rachunkowa SK też to od razu zauważy, bo te błędy to ich chleb powszedni.

Telefon i Internet – ciągła walka z proporcjami

Telefon i Internet to wydatki, które faktycznie często są mieszane. I tu pojawia się problem: wielu przedsiębiorców wrzuca 100% w koszty, mimo że używają sprzętu także prywatnie.

Zasada jest brutalnie prosta:
Jeśli urządzenie/sieć są używane prywatnie, w koszty idzie tylko część proporcjonalna. Czyli nie 100%, a na przykład 60-70%. Trzeba to umieć uzasadnić.

Samochód „tylko firmowy”, który bywa prywatny

Kolejna mina. Przedsiębiorcy uwielbiają deklarować, że auto jest wykorzystywane wyłącznie w działalności, żeby wrzucać pełne 100% kosztów eksploatacji i VAT. Problem? W praktyce:

• jeżdżą nim do domu,
• jeżdżą nim na wakacje,
• wożą rodzinę,
• nigdzie nie prowadzą ewidencji przebiegu.

Fiskus nie potrzebuje Sherlocka Holmesa, żeby to zauważyć. Jeśli samochód służy również prywatnie – pełna amortyzacja i pełne koszty odpadają. I znowu: biuro rachunkowe od razu zapyta o ewidencję, bo samo widzi, gdzie leży ryzyko.

Gadżety elektroniczne, które „mają” służyć firmie

Laptopy, tablety, smartwatche, konsole część sprzętów faktycznie może być kosztem. Inne – tylko pod warunkiem sensownego uzasadnienia.

Najczęstszy błąd to odliczanie:

• konsoli do gier jako „narzędzia marketingowego”,
• kamer sportowych, które nigdy nie widziały biura,
• kilku laptopów przy jednoosobowej działalności,
• smartwatcha, który „mierzy produktywność”.

Jeśli urządzenie nie ma bezpośredniego powiązania z działalnością – nie liczy się jako koszt. I tutaj znowu wracamy do podstaw: uzasadnienie + dokumentacja + logika.

„Firmowe” kursy i szkolenia, które nie mają związku z działalnością

Jednym z częstszych problemów są szkolenia, które przedsiębiorcy chcą wcisnąć w koszty, bo „poszerzają wiedzę”. Świetnie, ale fiskus patrzy inaczej: wydatek musi dotyczyć działalności aktualnie prowadzonej, a nie tej, którą kiedyś planujesz.

Czyli:
Szkolenie z medytacji? Raczej nie.
Szkolenie z księgowości dla fotografa? Nie.
Szkolenie z obróbki zdjęć dla fotografa? Tak.

Jeśli masz biuro rachunkowe, doradzą, co przejdzie, a co będzie fikcją.

Prezenty, które nie są „kosztami reprezentacji”

Kilka lat temu wszyscy masowo wrzucali w koszty prezenty, alkohole, kwiaty i luksusowe gadżety. Dzisiaj fiskus patrzy na to bardziej surowo.

Koszt reprezentacji nie jest kosztem uzyskania przychodów.
Można odliczyć tylko to, co:

• ma bezpośredni związek z działalnością,
• nie jest luksusowe,
• nie służy budowaniu prestiżu,
• ma charakter reklamowy.

Czyli długopis z logo – tak.
Whisky za 400 zł – zapomnij.

Zakupy „na fakturę”, które nie mają sensu

Częsta historia: przedsiębiorca bierze fakturę na każdy możliwy zakup, bo „się odliczy”. Nie, nie odliczy się.

Najczęstsze sytuacje:

• paliwo do samochodu rodziców,
• faktura na remont mieszkania,
• zakupy z marketu budowlanego, które nie mają nic wspólnego z firmą.

To są koszty niemożliwe do obrony. I kiedy przychodzi kontrola, fiskus nie ma litości.

Podsumowanie

Odliczanie kosztów firmowych wymaga zdrowego rozsądku, a nie życzeniowego myślenia. Jeśli wydatek faktycznie służy działalności i można to łatwo udowodnić – przejdzie. Jeśli jest „na granicy”, trzeba to dobrze udokumentować. Jeśli nie ma związku z firmą – lepiej go nie wrzucać, bo kontrola cofnie go szybciej niż uda się zaparzyć kawę.

Profesjonalne biuro rachunkowe potrafi przechwycić większość problematycznych kosztów od razu, zanim zrobią bałagan w papierach. A przedsiębiorcy, którzy korzystają z takiego wsparcia, śpią po prostu spokojniej.